Warum Firmenwissen eine Buchhaltung braucht
Für Zahlen gelten in jeder Firma feste Regeln. Für Wissen nicht. Was sich ändert, wenn man Referenzen, Personen und Nachweise so führt wie Buchungen.
Ein Beispiel: Eine Baufirma stellt einen Eignungsnachweis zusammen. Im Firmenporträt stehen 120 Mitarbeitende, in der letzten Eingabe 135. Welche Zahl stimmt, weiss am Abgabetag niemand sicher. Jemand ruft im Personalbüro an, und die Zeit läuft.
Das Problem ist nicht, dass die Zahl fehlt. Sie steht sogar zweimal da. Es fehlt der Entscheid, welche gilt.
Für Zahlen ist das längst gelöst
Mit Geld würde das niemand so machen. Keine Firma sucht ihren Umsatz aus alten Tabellen und E-Mails zusammen. Jede Buchung hat einen Beleg und ein Datum, jemand ist zuständig, und am Jahresende wird geprüft. Deshalb kann die Geschäftsleitung eine Bilanz unterschreiben, ohne jede Zahl selbst nachzurechnen.
Beim Wissen gilt, was zuletzt gespeichert wurde
Referenzen, Lebensläufe, Zertifikate und Projektzahlen liegen in Ordnern, Postfächern und Köpfen. Ein Dokument gilt, sobald es abgelegt ist. Die ältere Fassung liegt daneben, und beide sehen gleich verbindlich aus.
Eine bessere Suche hilft hier nur halb. Sie findet beide Zahlen schneller. Ein Chatbot formuliert daraus einen flüssigen Satz und nimmt die Zahl, die er zuerst findet. Entschieden ist damit nichts.
Was eine Wissensbuchhaltung anders macht
Eine Wissensbuchhaltung behandelt eine Aussage wie eine Buchung. Zu jeder gehört:
- ein Beleg: die Datei, die Seite und die Stelle, aus der sie stammt,
- ein Owner: die Person, die dafür zuständig ist,
- eine Gültigkeit: bis wann sie gilt,
- ein Status: vorgeschlagen, verbucht oder im Konflikt.
Nennen zwei Unterlagen verschiedene Werte, wird keiner verwendet. Der Widerspruch geht an einen Menschen, der einmal entscheidet. Danach gilt der Entscheid überall, in jeder Eingabe und in jeder Offerte.
Im Beispiel oben hiesse das: Die Zahl der Mitarbeitenden steht im Konflikt, bis das Personalbüro sie bestätigt. Das geschieht, sobald die zweite Unterlage eingelesen wird, und nicht erst am Abgabetag.
Was sich im Alltag ändert
Vor einer Ausschreibung ist sichtbar, was fehlt. Ein abgelaufenes Zertifikat oder eine Referenz, die die verlangte Grösse nicht erreicht, fällt auf, bevor jemand zu schreiben beginnt.
Bei einem ablaufenden Nachweis meldet sich die Wissensbuchhaltung bei der zuständigen Person, weil sie das Ablaufdatum führt.
Bei einer Korrektur wird der Fakt berichtigt, nicht das einzelne Dokument. Die nächste Eingabe verwendet den richtigen Wert von selbst.
Die eigentliche Arbeit ist der Entscheid
Einen Widerspruch zu finden ist einfach. Ihn zu entscheiden ist Sache der Firma: Nur sie weiss, welche Zahl gilt und wer das bestätigen darf. Eine Wissensbuchhaltung nimmt ihr diesen Entscheid nicht ab. Sie sorgt dafür, dass er einmal getroffen, festgehalten und danach nicht mehr vergessen wird.
Was der Begriff genau bedeutet und wie die Status zusammenhängen, steht auf der Seite Was ist eine Wissensbuchhaltung?